Die E-Rechnung in der Praxis – welche Herausforderungen gibt es für Unternehmen und wie geht es weiter?

Die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland geht planmäßig voran. Somit weitet sich der Kreis der Unternehmen, die ihre Abläufe anpassen müssen, aus. Wichtig ist es, sich rechtzeitig anzupassen, denn der Gesetzgeber setzt klare Fristen. In der Praxis zeigt sich bereits, welche Hindernisse und Herausforderungen auf Unternehmen zukommen.

Wie können Unternehmen die E-Rechnung in der Praxis ausliefern?

Im ersten Moment scheint dieser Punkt sehr klar, denn eine E-Rechnung wird natürlich in digitaler Form erstellt und auch so ausgeliefert. Es gibt zudem eindeutige Anforderungen an das Format.

In den meisten Situationen des digitalisierten Alltags ist dies kein Problem. Viele Bestellprozesse laufen digital und über das Internet ab.

Welche Unternehmen müssen ab Anfang 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Wie lässt sich feststellen, ob eine E-Rechnung korrekt ist, und welche Fehler sind möglich?

Die Pflichten für die E-Rechnung weiten sich kontinuierlich aus. Dabei gilt die Pflicht immer für das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro aufweisen, sämtliche Rechnungen in der vorgeschriebenen digitalen Form ausstellen.

Ein interessanter Punkt, der oftmals zu wenig Beachtung findet, ist die Kontrolle einer E-Rechnung. Im Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) sind alle Daten in einem hybriden Format gespeichert, sodass diese maschinell und vom Menschen auslesbar sind.

Die XRechnung hingegen, ist der offizielle deutsche Standard für elektronische Rechnungen im XML-Format, der speziell für den strukturierten, maschinenlesbaren Datentausch entwickelt wurde.

In erster Linie geht es um eine technische Validierung. E-Rechnungen müssen die Norm nach EN 16931 einhalten. Dabei geht es darum, dass Pflichtfelder ausgefüllt und korrekt sind. Zu den Pflichtfeldern gehören der Rechnungsbetrag, der Steuersatz, das Datum und die Angaben zum ausstellenden Unternehmen. Es ist wichtig, dass E-Rechnungen technisch korrekt sind.

Ansonsten kommt es zu Fehlern bei der Verarbeitung der Rechnung in der Buchführung, da das Einlesen nicht möglich ist oder falsche Daten ergibt. Eine fehlerhafte E-Rechnung verhindert die korrekte Buchführung und ist mit zusätzlicher Arbeit verbunden, weil sie in einem solchen Fall erneut angefordert werden muss.

Bereits bei der Erstellung gibt es mehrere Optionen für die Validierung der E-Rechnung. Oftmals bringt die Software, mit der sie erzeugt wird, einen eigenen Validator mit. Dieser gibt einen Fehler aus und verweigert die Erstellung, sodass gar keine falschen E-Rechnungen verschickt werden. Eine weitere Option ist ein separater Validator für E-Rechnungen. Solche Validatoren gibt es unter anderem als kostenfreie Webservices. Dabei erfolgt eine technische Validierung der E-Rechnung.

Wichtig ist, dass die technische Validierung nicht die sachliche Prüfung einer Rechnung ersetzt. So erkennt die technische Validierung zwar, ob ein Steuersatz angegeben und die Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, nicht jedoch, ob die Angaben korrekt sind. So kann eine technisch korrekte E-Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent für eine Palette H-Milch ausweisen. Sachlich korrekt wäre jedoch der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent für Lebensmittel. Dementsprechend kann auch eine technisch korrekte E-Rechnung weiterhin sachliche Fehler enthalten – so wie dies bei Rechnungen in Papierform der Fall ist.

Gibt es einen Mehraufwand durch die E-Rechnung, und welche Lösungen bieten sich für kleine Betriebe an?

Diese Frage lässt sich nicht eindeutig beantworten. Vielmehr hängt es von der konkreten Umsetzung im Betrieb ab. Die E-Rechnung hat das Potenzial, Zeit zu sparen und sogar Kosten zu senken. Wichtig sind vor allem praktische Lösungen, die im Alltag effizient und günstig sind.

Für kleine Handwerksbetriebe und ähnliche Unternehmen, in denen keine umfangreichen ERP-Plattformen für die Verwaltung zum Einsatz kommen, sind simple Lösungen gefragt. Für sie bietet sich Software für die E-Rechnung an, die alle benötigten Funktionen auf einer Plattform bereitstellt und dabei auch die wichtigen Schnittstellen besitzt. So existiert Software mit DATEV-Schnittstellen, die alle Rechnungsdaten zum Steuerberater beziehungsweise zur Buchführung überträgt. Das ist wichtig, um einen Mehr- oder Doppelaufwand zu vermeiden, der entsteht, wenn Rechnungen in zwei Formaten beziehungsweise auf zwei Plattformen verarbeitet werden müssen. Bei der Wahl einer Software sind neben den Schnittstellen und den Funktionen noch weitere Punkte wichtig. So muss eine solche E-Rechnungs-Plattform unbedingt rechtssicher sein.
In erster Linie muss die Lösung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konform sein.

Bei Cloud-Lösungen ist darauf zu achten, dass die Daten auf deutschen oder europäischen Servern gespeichert sind. Solche Anwendungen sind für 10 bis 30 Euro im Monat erhältlich. Einige Lösungen sind sogar kostenfrei, bieten aber nicht unbedingt alle Funktionen. So fehlt eventuell eine Archivierung oder ein Online-Zugriff auf die Daten.

Ein Mehraufwand und damit auch erhöhte Kosten entstehen vor allem durch Doppelstrukturen sowie eine zu späte Vorbereitung. Durch die sich ausweitende Pflicht für E-Rechnungen erhalten viele Unternehmen immer häufiger E-Rechnungen, auch wenn für sie selbst die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung gar nicht greift. Seit Beginn des Jahres 2025 sind nämlich alle Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in der digital vorgeschriebenen Form zu empfangen. Wer ab 2027 oder 2028 unter die Pflicht fällt, E-Rechnungen auszustellen, sollte sich bereits einige Monate vorher mit dem Thema auseinandersetzen. Sinnvoll ist es, schon dann eine Software zu wählen oder mehrere Anwendungen zu testen und vor der eigentlichen Frist den Wechsel vorzunehmen. So lassen sich Probleme am Stichtag vermeiden.